クラウドデータを用いたペーパーレス会議をするメリットとは

SITEMAP

ミーティング

TOPICS

メモ

2017年01月12日

ペーパーレス会議における2つの進行パターン

ペーパーレス会議はインターネット企業ではクラウドを当たり前のように取り入れられている会議形態です。ペーパーレス会議を行う方法は大きく分けて、2パターンあり、企業や会議の形態により使い分けられています。まずひとつの方法は、事前に会議進行のレジュメや必要な資料を進行役のクラウドのパソコンなど1箇所…

ペーパーレス会議メリット

会議室

最初に、ペーパーレス会議はご存じですか?ペーパーレス会議とは会議のときに資料を紙ではなくパソコンやタブレット端末で代替して行う会議のことです。普通に会議をしたとき、紙の資料だと結構な量になったりします。ペーパーレス会議だとそのコストがかからないので、費用の削減に繋がります。
クラウドのデジタルデータを使うので印刷のコストも減ります。またTV電話や電話会議のときになどにも使用できるため移動する手間も省けます。紙の量を減らすことができれば、CO2削減にもなり環境にも優しいです。業務効率も良くなるのも特徴になります。
例えば印刷された資料を順番にまとめ、それをクリップおよびホチキスなどでとめる手間もなくなります。大量の資料を持ち運ばなくてもいいので作業の効率化もあります。データ化することにより、書類などの保存スペースが空くのでファイルがたくさんになる心配もいりません。
会議のときにする準備もだいぶ楽になります。紙ですとなくなってしまったらまた始めから書かないといけないので大変です。ですがクラウドデータで資料を作っておけば紙とは違い一度なくしてしまってもクラウドデータをバックアップしておけば、また資料を復元できるので便利です。

時間を有効に使えるペーパーレス会議

ペーパーレス会議に使われる資料作成のため、膨大な時間を費やしている姿を見かけます。期日までに間に合わず、残業している場合も多々見受けられます。パワーポイントに使われるグラフはいくつものパターンが作られ、いつの間にか書類作成がメインの仕事となってしまっている方も多いのではないでしょうか。会議はクラウド資料を作成し、発表する場ではありません。ひどい時は、資料をただ読み上げているだけの発言になり、それを聞いている人の中には夢見心地の方もいる始末です。
会議はそれぞれの議題について、より効果的かつ具体的な案を決定し、方向性を明確にする場でもあります。本当の意味が薄れていく中、ペーパーレス会議はとても有意義な試みだと感じます。まず挙げられるのは、コストの削減です。用紙やコピー代といった事務用品の削減だけでなく、資料作りに携わる社員の時間的負担を軽減することができます。
これが人件費の削減になり、企業にとって大きな経費削減に繋がっていきます。社員は時間の余裕もでき、もっと力を注いでほしい仕事に専念できるようになります。どちらをとっても、プラス要因となるわけです。クラウドを使い、ペーパーレス会議にすることで、会議自体も集中し、発言者の言葉に耳を傾けるようになります。必要な資料をクラウド化することで共有することができ、より深い審議ができるようになります。

ペーパーレス会議で生まれる余裕とは?

最近新聞やテレビなどでも目に耳にするようになっているのがペーパーレス会議というものです。簡単に言うと、これまでの紙ベースの会議資料をクラウドを利用したタブレットにして紙の資料を使わないで会議を行うことです。では、ペーパーレス会議を導入することにはどのようなメリットがあるのでしょうか。今日は特にペーパーレス会議導入によって生まれるいくつかの余裕について記したいと思います。
最初にとりあげるのが人的な余裕です。どういうことでしょうか。従来の会議スタイルであればどうしても会議の資料を作成するために人手が必要でした。特に大人数が出席する会議ではなおのことです。会議の資料をコピーし、製本するというだけでもかなりの作業量です。ペーパーレス会議ならばこうした作業が不必要になります。当然、人的な余裕が生まれるのです。
次に出てくるのが時間の余裕です。例えば、会議の資料を作成したとします。これまでは会議資料をコピーするために事前に提出しなければいけませんでしたが、ペーパーレス会議ならば、直前までクラウドのデータを会議資料を作成することができます。後から生じた手直しの修正もクラウド上で簡単にできます。つまり、時間的な余裕が生まれるわけです。このようにペーパーレス会議を導入することによってさまざまな余裕が生まれます。

UPDATE LIST

2017年01月12日
ペーパーレス会議を導入前に気をつけることを更新しました。
2017年01月12日
ペーパーレス会議の可能性を活かせを更新しました。
2017年01月12日
ペーパーレス会議を選ぶメリットを更新しました。
2017年01月12日
ペーパーレス会議における2つの進行パターンを更新しました。

NOTICE

TOP